Søknadsprosessen

• Virksomheten tar kontakt med Green Key

• Nasjonal Green Key koordinator vurderer virksomhetens egnethet

• Egnede virksomheter mottar:

  • informasjon om Green Key kriteriene og sertifiseringsprosessen

  • detaljer om nødvendig dokumentasjon

  • tilgang til den digitale søknadsplattformen

Søknadskrav

Virksomheten må:

• Fylle ut det det digitale søknadsskjemaet

• Sende inn nødvendig dokumentasjon

• Signere og returnere sertifiseringsavtalen

• Betale deltakeravgiften

Green Key nasjonalt gjennomgår innsendt materiale for å sikre at all nødvendig informasjon er levert og for å bekrefte sertifiseringens omfang.

Når søknaden er gjennomgått, tildeles en tredjeparts revisor til å gjennomføre en fysisk revisjon.

Planlegging av revisjonen

Revisor kontakter virksomheten for å:

• avtale revisjonsdato

• sikre at revisjonshonorar blir betalt

Før den fysiske revisjonen mottar revisor alle søknadsdokumenter fra nasjonal Green Key koordinator.

Revisjonsprosessen

Den fysiske revisjonen omfatter vanligvis:

• Åpningsmøte

• Dokumentverifisering (kan også gjennomføres på forhånd)

• Visuell inspeksjon

• Revisjonsoppsummering og avsluttende dialog

Revisjonen tar fra 2-6 timer, avhengig av virksomhetens størrelse og antall ansatte. Etter revisjonen utarbeider revisor en revisjonsrapport som beskriver funnene.

En uavhengig enhet (sertifiseringsorgan) gjennomgår revisjonsrapporten og avgjør om virksomheten er i fullt samsvar med Green Key kriteriene.

Mulige utfall

A - Fullt samsvar

• Sertifiseringsorganet går videre til sertifiseringsbeslutning

B - 1-5 avvik

• Virksomheten må ettersende ytterligere dokumentasjon som adresserer avvikene

• Dokumentasjon må sendes innen to måneder

• Sertifiseringsorganet gjennomgår den ekstra dokumentasjonen og går videre til sertifiseringsbeslutningen

C - Mer enn 5 avvik

• Virksomheten må sende inn ytterligere informasjon og gjennomgå en oppfølgende fysisk revisjon

• Dokumentasjon må sendes innen to måneder

• Oppfølgingsrevisjonen organiseres etter at Green Key bekrefter at samsvar er oppnådd

• Virksomheten må dekke ekstra revisjons- og reisekostnader

• Sertifiseringsorganet gjennomgår informasjonen fra oppfølgingsrevisjonen og går videre til sertifiseringsbeslutningen

Sertifiseringsorganet treffer deretter den endelige sertifiseringsbeslutningen, og Green Key i Norge informerer virksomheten. Det utstedes et sertifikat som er gyldig i to år.

I sertifiseringsperioden må virksomheten kontinuerlig overholde Green Key- kravene. Dersom virksomheten ikke kan oppretteholde samsvar, må det informeres til Green Key umiddelbart slik at sertifiseringen kan midlertidig suspenderes

Håndtering av klager

Dersom det mottas klager i sertifiseringsperioden:

• Virksomheten må svare på henvendelser fra sertifiseringsorganet

• Dersom klagen bekreftes, må virksomheten korrigere avvikene

• Sertifiseringen forblir suspendert inntil samsvar er gjenopprettet

Overvåkingsaktiviteter

Omtrent ett år (8-14 mnd) etter sertifisering gjennomføres en oppfølgingskontroll.

Dette innebærer å levere oppdatert dokumentasjon som viser løpende samsvar med utvalgte Green Key kriterier.

Dersom oppfølgingskontrollen avdekker avvik:

• Virksomheten må korrigere avvikene

• Sertifiseringen er suspendert inntil samsvar er gjenopprettet

Sertifiserte virksomheter må betale den årlige Green Key avgiften for å opprettholde sertifiseringen.

Omtrent 6-8 mnd før sertifikatet utløper, kontakter Green Key nasjonalt virksomheten og minner på fornyelse.

For å fornye sertifiseringen må virksomheten på ny gjennomføre:

• Trinn 1: Søknad

• Trinn 2: Revisjon

• Trinn 3: Sertifiseringsbeslutning

Ved fornyelse må virksomheter dokumentere økt samsvar med Green Key-kriteriene, som beskrevet i “Green-Key kriterier og veiledende merknader” dokumentet.